Double Entry System

Double Entry System

लेखांकन का क्षेत्र- पुराने मैनुअल सिस्टम और आज का मूल लेखा सॉफ्टवेयर दोनों ही 500 साल पुरानी लेखांकन प्रक्रिया पर आधारित है जिसे दोहरी प्रविष्टि के रूप में जाना जाता है। दोहरी प्रविष्टि एक सरल लेकिन शक्तिशाली अवधारणा है: कंपनी के प्रत्येक लेन-देन के परिणामस्वरूप लेखांकन प्रणाली में कम से कम दो खातों में दर्ज राशि होगी।

लेखा का चार्ट

जो के लेखांकन प्रणाली को स्थापित करने की प्रक्रिया शुरू करने के लिए, उसे उन सभी नामों की विस्तृत सूची बनाने की आवश्यकता होगी जो प्रत्यक्ष वितरण, इंक। रिपोर्टिंग लेनदेन के लिए उपयोगी हो सकते हैं। इस विस्तृत सूची को खातों के चार्ट के रूप में जाना जाता है। (लेखांकन सॉफ्टवेयर अक्सर विभिन्न प्रकार के व्यवसायों के लिए खातों के नमूने चार्ट प्रदान करता है।)

जब वह अपने लेन-देन में प्रवेश करता है, जो पाएगा कि खातों के चार्ट से उसे शामिल होने वाले दो (या अधिक) खातों का चयन करने में मदद मिलेगी। एक बार जोए का व्यवसाय शुरू हो जाता है, वह यह पता लगा सकता है कि उसे खातों के चार्ट में अधिक खाता नाम जोड़ने की आवश्यकता है, या कभी भी उपयोग नहीं किए जाने वाले खाता नामों को हटा दें। जो अपने खातों के चार्ट को दर्जी कर सकता है ताकि यह सबसे अच्छा हो और अपने व्यवसाय के लेनदेन की रिपोर्ट करे।

दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के कारण सभी डायरेक्ट डिलीवरी के लेनदेन में बैलेंस शीट और / या आय विवरण से दो या अधिक खातों का संयोजन शामिल होगा। मर्लिन ने कुछ नमूना खातों को सूचीबद्ध किया है, जो कि शायद अपने खातों के चार्ट में शामिल करने की आवश्यकता होगी:

Balance Sheet accounts:

• Asset accounts (Examples: Cash, Accounts Receivable, Supplies, Equipment)
• Liability accounts (Examples: Notes Payable, Accounts Payable, Wages Payable)
• Stockholders' Equity accounts (Examples: Common Stock, Retained Earnings)

Income Statement accounts:

• Revenue accounts (Examples: Service Revenues, Investment Revenues)
• Expense accounts (Examples: Wages Expense, Rent Expense, Depreciation Expense)

some exp:

नमूना लेनदेन # 1

1 दिसंबर, 2017 को जोए अपने व्यवसाय को डायरेक्ट डिलीवरी, इंक। शुरू करते हैं, जो कि उनकी कंपनी के लिए पहला लेनदेन होगा, डायरेक्ट डिलीवरी के आम स्टॉक के 5,000 शेयरों के बदले में उनका 20,000 डॉलर का व्यक्तिगत निवेश है। डायरेक्ट डिलीवरी की लेखा प्रणाली इसके खाते में शून्य से 20,000 डॉलर तक की बढ़ोतरी और इसके शेयरहोल्डर्स के इक्विटी अकाउंट कॉमन स्टॉक में 20,000 डॉलर की बढ़ोतरी दिखाएगी। ये दोनों खाते बैलेंस शीट खाते हैं। कोई राजस्व नहीं है क्योंकि कोई वितरण शुल्क कंपनी द्वारा अर्जित नहीं किया गया था, और कोई खर्च नहीं थे।

जो इस लेनदेन में शामिल होने के बाद, डायरेक्ट डिलीवरी की बैलेंस शीट इस तरह दिखाई देगी:

लेखा समीकरण (और बैलेंस शीट) हमेशा संतुलन में होना चाहिए।

डेबिट और क्रेडिट

क्या पहले नमूने के लेनदेन ने दोहरी प्रविष्टि प्रणाली का पालन किया और दो या अधिक खातों को प्रभावित किया? जो फिर से बैलेंस शीट को देखता है और जवाब देता है कि, कैश और कॉमन स्टॉक दोनों लेनदेन से प्रभावित थे।

मर्लिन अगली बुनियादी लेखांकन अवधारणा का परिचय देते हैं: दोहरी प्रविष्टि प्रणाली के लिए आवश्यक है कि लेन-देन की समान डॉलर राशि को एक खाते के बाईं ओर और दूसरे खाते के दाईं ओर दर्ज किया जाना चाहिए। बाएं शब्द के बजाय, एकाउंटेंट डेबिट शब्द का उपयोग करते हैं; और शब्द सही के बजाय, एकाउंटेंट क्रेडिट शब्द का उपयोग करते हैं। (शब्द डेबिट और क्रेडिट 500 साल पहले इस्तेमाल किए गए लैटिन शब्दों से लिए गए हैं।)

यहाँ एक सलाह है

डेबिट का मतलब बचा है।

क्रेडिट का मतलब सही है।

जो मर्लिन से पूछता है कि उसे कैसे पता चलेगा कि उसे किन खातों में डेबिट करना चाहिए - मतलब उसे एक खाते के बाईं ओर संख्याओं को दर्ज करना चाहिए - और किन खातों में उसे क्रेडिट करना चाहिए - मतलब उसे दूसरे खाते के दाईं ओर संख्याओं को दर्ज करना चाहिए। मर्लिन मूल लेखांकन समीकरण को इंगित करता है और जो को बताता है कि यदि वह इस सरल समीकरण को याद करता है, तो डेबिट और क्रेडिट को समझना आसान हो जाएगा।

यहाँ एक सलाह है

सरल लेखांकन समीकरण को याद करने से आपको लेखांकन रिकॉर्ड में राशि दर्ज करने के लिए डेबिट और क्रेडिट नियमों को सीखने में मदद मिलेगी।

आइए एक बार फिर लेखा समीकरण पर नज़र डालें:

जिस तरह परिसंपत्तियां लेखांकन समीकरण के बाईं ओर (या डेबिट पक्ष) होती हैं, सामान्य खाता बही में परिसंपत्ति खातों के बाईं ओर उनके संतुलन होता है। किसी एसेट अकाउंट के बैलेंस को बढ़ाने के लिए, आप एसेट अकाउंट के बाईं ओर और डाल दें। लेखांकन शब्दजाल में, आप परिसंपत्ति खाते को डेबिट करते हैं। एक परिसंपत्ति खाते की शेष राशि को कम करने के लिए आप खाते को क्रेडिट करते हैं, अर्थात आप दाईं ओर राशि दर्ज करते हैं।

जैसे कि देनदारियों और स्टॉकहोल्डर्स की इक्विटी अकाउंटिंग समीकरण के दाईं ओर (या क्रेडिट पक्ष) हैं, सामान्य खाता बही में देयता और इक्विटी खातों के दाईं ओर उनके संतुलन हैं। देयता या शेयरधारकों के इक्विटी खाते में शेष राशि बढ़ाने के लिए, आप खाते के दाईं ओर अधिक डालते हैं। लेखांकन शब्दजाल में, आप देयता या इक्विटी खाते को श्रेय देते हैं। एक देयता या इक्विटी को कम करने के लिए, आप खाते को डेबिट करते हैं, अर्थात, आप खाते के बाईं ओर राशि दर्ज करते हैं।

सभी नियमों के साथ, अपवाद हैं, लेकिन लेखा समीकरण के लिए मर्लिन के संदर्भ से आपको यह जानने में मदद मिल सकती है कि क्या किसी खाते को डेबिट या क्रेडिट किया जाना चाहिए।

चूंकि कई लेनदेन में नकदी शामिल होती है, मर्लिन का सुझाव है कि जो याद करते हैं कि नकद लेनदेन कैसे प्रभावित होता है जब लेनदेन में नकदी शामिल होती है: यदि प्रत्यक्ष वितरण नकद प्राप्त करता है, तो नकद खाता डेबिट हो जाता है; जब डायरेक्ट डिलीवरी नकद भुगतान करता है, तो कैश खाता क्रेडिट किया जाता है।

यहाँ एक सलाह है

जब कोई कंपनी नकद प्राप्त करती है, तो कैश खाता डेबिट हो जाता है।

जब कंपनी नकद भुगतान करती है, तो नकद खाते को जमा किया जाता है।

मर्लिन 1 दिसंबर के उदाहरण को संदर्भित करता है। चूंकि 5,000 डॉलर के आम स्टॉक के बदले डायरेक्ट डिलीवरी ने जो से 20,000 डॉलर नकद प्राप्त किए, इस लेनदेन के लिए खातों में से एक नकद है। चूंकि नकद प्राप्त किया गया था, कैश खाते पर डेबिट किया जाएगा।

दोहरी प्रविष्टि को ध्यान में रखते हुए, दो (या अधिक) खातों को शामिल करने की आवश्यकता है। क्योंकि पहले खाते (कैश) पर डेबिट किया गया था, दूसरे खाते को क्रेडिट करने की आवश्यकता है। सभी जो करने की जरूरत है वह क्रेडिट के लिए सही खाता है। इस मामले में, दूसरा खाता कॉमन स्टॉक है। आम स्टॉक स्टॉकहोल्डर्स इक्विटी का हिस्सा है, जो अकाउंटिंग समीकरण के दाईं ओर है। नतीजतन, इसमें क्रेडिट बैलेंस होना चाहिए, और इसके बैलेंस को बढ़ाने के लिए अकाउंट को क्रेडिट करना होगा।

लेखाकार निम्नलिखित प्रारूप का उपयोग करते हुए खातों और राशियों को दर्शाते हैं:

लेखाकार आमतौर पर खाता और राशि को डेबिट करने के लिए दिखाते हैं। अगली पंक्ति में, क्रेडिट किए जाने वाले खाते को इंडेंट किया जाता है और उपरोक्त पंक्ति में दिखाए गए डेबिट राशि की तुलना में राशि आगे दाईं ओर दिखाई देती है। इस प्रविष्टि प्रारूप को सामान्य जर्नल प्रविष्टि के रूप में संदर्भित किया जाता है।